Pencatatan stok barang yang dilakukan secara rutin akan memberikan perusahaan visibilitas dan wawasan terkait persediaan yang dimiliki dalam gudang secara real-time. Tentunya, penerapan stock taking, atau pencatatan stok barang ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, bergantung dari kebutuhan perusahaan.
Hal yang penting untuk diperhatikan dalam melakukan stock taking yaitu menjaga akurasi pencatatan dan perhitungan. Karena sedikit saja kesalahan dalam data pencatatan stok, maka perencanaan gudang dapat menjadi tidak tepat, dan akan membuka kemungkinan terjadinya kerugian. Untuk itu, penerapan teknologi, seperti sistem stock opname dibutuhkan agar proses stock taking menjadi lebih efisien dan akurat.
Definisi Stock Taking
Stock taking adalah proses menghitung dan mencatat jumlah fisik barang atau persediaan yang dimiliki oleh suatu perusahaan pada waktu tertentu. Proses ini dilakukan untuk memastikan bahwa data persediaan di sistem pencatatan sesuai dengan kondisi nyata di lapangan. Stock taking sering dilakukan secara berkala, seperti harian, mingguan, bulanan, atau tahunan, tergantung pada kebutuhan dan jenis usaha.
Stock opname merupakan bagian dari stock taking yang secara spesifik merujuk pada aktivitas pemeriksaan fisik untuk mencocokkan jumlah barang dengan catatan persediaan di sistem atau dokumen perusahaan.
Jenis-jenis Stock Taking
Terdapat beberapa jenis stock taking berdasarkan kebutuhan operasional gudang, diantaranya yaitu:
1. Full Stock Taking (Penghitungan Penuh)
Semua barang dalam inventaris dihitung dan dicocokkan dengan catatan sistem. Biasanya dilakukan setahun sekali, terutama di akhir periode akuntansi.
2. Cyclic Stock Taking (Penghitungan Siklus)
Penghitungan dilakukan secara bertahap berdasarkan kategori barang, lokasi, atau periode tertentu. Metode ini mengurangi gangguan pada operasional harian.
3. Spot Check (Pemeriksaan Acak)
Pemeriksaan mendadak pada sebagian barang untuk memastikan keakuratan data atau memverifikasi masalah tertentu.
4. Interim Stock Taking (Penghitungan Sementara)
Dilakukan di luar jadwal rutin untuk kebutuhan khusus, seperti audit mendadak, pergantian lokasi, atau perubahan sistem inventaris.
Manfaat Stock Taking
Penerapan Stock Taking secara rutin dan akurat memiliki beberapa manfaat bagi pengelolaan gudang perusahaan, yaitu:
1. Memastikan Akurasi Data Persediaan
Stock taking membantu perusahaan untuk menjaga kelengkapan dan keakuratan data di sistem pencatatan, sehingga laporan keuangan dan manajemen stok menjadi lebih sesuai.
2. Mengidentifikasi Masalah Stok
Proses stock taking membantu perusahaan untuk dapat mengidentifikasi berbagai potensi masalah pada stok barang, seperti barang yang hilang, kerusakan barang, penyimpanan yang tidak tepat, serta penyusutan atau kesalahan dalam pencatatan stok.
3. Mendukung Perencanaan Operasional
Data stok gudang yang akurat membantu perusahaan untuk menyusun perencanaan pemesanan stok barang. Hal ini tentu akan meminimalisir terjadinya kelebihan stok (overstocking) atau kekurangan stok (understocking).
4. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Memiliki data stok barang yang akurat memudahkan perusahaan untuk dapat mengoptimalkan operasional gudang, seperti memaksimalkan ruang penyimpanan, mengelola rotasi stok, dan efisiensi pengelolaan stok.
5. Mempermudah Monitoring dan Evaluasi
Stock taking dapat meningkatkan visibilitas perusahaan terhadap pengelolaan gudang. Hal ini membuat perusahaan untuk memenuhi persyaratan audit internal maupun eksternal dan memberikan kepercayaan pada laporan keuangan perusahaan.
Penerapan Stock Taking dalam Gudang
Secara umum, penerapan stock taking dalam gudang dibagi menjadi 5 langkah berikut:
1. Tahap Persiapan
Tahap persiapan dalam proses stock taking dimulai dengan menentukan jadwal pelaksanaan dan ruang lingkup barang yang akan dihitung. Setelah itu, perusahaan harus menyiapkan daftar barang (stock list) berdasarkan catatan yang tersedia di sistem inventaris.
Untuk mendukung efisiensi dan akurasi, alat bantu seperti barcode scanner, formulir pencatatan, dan perangkat lunak manajemen inventaris juga perlu disiapkan sebelum memulai proses penghitungan.
2. Tahap Pelaksanaan
Pada tahap pelaksanaan, barang dihitung secara fisik sesuai dengan kategori atau lokasi penyimpanan yang telah ditentukan. Proses ini sebaiknya dilakukan oleh tim yang terlatih agar kesalahan pencatatan dapat diminimalkan. Selain itu, barang yang telah dihitung harus ditandai dengan jelas untuk mencegah terjadinya penghitungan ganda yang dapat mengakibatkan data tidak akurat.
3. Tahap Pencocokan Data
Setelah semua barang selesai dihitung, langkah berikutnya adalah mencocokkan hasil penghitungan fisik dengan data yang tercatat di sistem inventaris. Dalam proses ini, perbedaan atau selisih (discrepancy) antara jumlah fisik dan jumlah dalam sistem perlu dicatat dengan rinci untuk dianalisis lebih lanjut.
4. Tahap Analisis dan Evaluasi
Tahap analisis dilakukan untuk mengidentifikasi penyebab adanya selisih, yang bisa disebabkan oleh kesalahan pencatatan, pencurian, atau kerusakan barang. Setelah penyebab ditemukan, perusahaan perlu mengambil tindakan korektif, seperti memperbaiki data di sistem dan mengatasi akar masalah yang telah teridentifikasi agar tidak terulang di masa depan.
5. Penyusunan Laporan
Tahap terakhir adalah menyusun laporan hasil stock taking. Laporan ini mencakup jumlah barang yang dihitung, selisih yang ditemukan, dan rekomendasi langkah perbaikan. Hasil laporan ini dapat digunakan sebagai bahan evaluasi dan dasar untuk mengoptimalkan sistem manajemen inventaris di perusahaan.
Optimalisasi Stock Taking dengan Sistem Stock Opname
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Sistem Stock Opname, Prieds menghadirkan perangkat lunak yang mampu mengotomatisasi proses stock taking secara rutin untuk meningkatkan efisiensi operasional gudang. Melalui implementasi Sistem Stock Opname Prieds, perusahaan dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan perusahaan, dan melakukan integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti RFID, sehingga dapat meningkatkan akurasi stock taking, meningkatkan visibilitas stok barang secara real-time serta mampu meningkatkan performa gudang.
Pelajari lebih lanjut terkait cara menerapkan stock taking dengan Sistem Stock Opname melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments