Pengelolaan stok barang dalam gudang perlu dilakukan dengan baik, agar proses bisnis menjadi optimal. Salah satu langkah yang dapat dilakukan perusahaan yaitu memastikan stok barang yang dimiliki memiliki jumlah yang sama antara stok fisik dan catatan dan stok dalam kondisi baik dengan kualitas yang sama. Proses pengelolaan stok barang ini umumnya dikenal dengan istilah stock opname.
Melakukan stock opname secara rutin memiliki dampak besar terhadap proses bisnis perusahaan. Untuk itu, seluruh staf dalam perusahaan perlu mengerti stock opname secara menyeluruh, mulai dari pengertian, fungsi, tujuan cara melakukan stock opname dengan baik hingga mengoptimalisasi stock opname.
DAFTAR ISI
Pengertian Stock Opname
Stock opname adalah aktivitas untuk menghitung stok barang yang tersedia dalam gudang. Umumnya, kegiatan ini dilakukan saat ada inbound ataupun proses outbound stok barang. Stock opname harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat, agar hasil yang diperoleh akurat dan berguna bagi peningkatan bisnis perusahaan.
Proses stock opname yang dialkukan secara manual tentu akan memakan banyak tenaga, biaya dan juga waktu. Selain itu juga, proses stock opname manual rentan terjadi kesalahan pencatatan dan terjadi selisih jumlah stok yang akan merugikan perusahaan.
Agar proses stock opname lebih akurat dan cepat, perusahaan dapat menerapkan aplikasi gudang. Dengan aplikasi tersebut, proses pencatatan manual akan terganti dengan penggunaan teknologi IoT seperti RFID/Barcode yang disematkan pada tiap-tiap produk. Sehingga setiap stok barang yang ada pada gudang dapat dikontrol dengan baik dan menghasilkan produk yang berkualitas tinggi secara merata.
Fungsi Stock Opname barang dalam Gudang
Fungsi dan tujuan dari penghitungan stok barang ialah membantu kamu untuk melacak secara akurat stok fisik yang kamu miliki, apa yang sudah terjual, dan apa yang belum.
Intinya, kamu mengecek apakah ada perbedaan jumlah dari dalam catatan stokmu dengan stok yang memang benar-benar ada di gudang atau tempat penyimpanan.
Stock opname juga membantu kamu untuk mempertimbangkan produk apa saja yang perlu kamu punya stoknya dan membandingkannya dengan existing stok yang ada.
Selain itu, penghitungan stok barang membantu kamu mengawasi apakah ada pencurian dan penyusutan barang.
Terkait ketersediaan stok, terkadang masalahnya bukan pada tepat atau tidaknya penghitunganmu. Bisa jadi gudang atau tempat penyimpanan stokmu mengalami kerusakan, sehingga membuat stok barangmu ikut rusak.
Tujuan Perusahaan perlu melakukan Stock Opname
Stock opname memiliki tujuan agar perusahaan dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersimpan dalam gudang sesuai dengan hasil dari pencatatan. Tidak hanya itu, berikut beberapa tujuan dilakukannya stock opname barang :
Memastikan data pencatatan stok barang pada gudang memiliki hasil yang sesuai dan akurat.
Menghindari terjadinya permasalahan dalam mengelola stok barang.
Mempermudah perusahaan untuk mengetahui jumlah pengeluaran dan penjualan berdasarkan data stock opname.
Apapun industri perusahaan, stock opname perlu dilakukan agar perusahaan tidak mengalami kerugian. Sebagai contoh, perusahaan manufaktur perlu melakukan stock opname untuk mengetahui jumlah akurat dari stok bahan baku, stok barang setengah jadi dan stok barang jadi.
Industri distribusi yang memiliki kaitan erat dengan pengelolaan stok barang juga wajib melakukan stock opname secara berkala. Tujuannya, agar perusahaan mengetahui jumlah stok barang yang ada, dan memahami produk tertentu yang banyak dipesan oleh konsumen. Dengan begitu, perusahaan distributor dapat melakukan pengadaan produk tersebut dan memastikan produk tersebut tersedia pada seluruh cabang gudang.
Kendala umum proses Stock Opname dalam Gudang
1. Hasil Stock Opname tidak akurat
Dalam proses melakukan stock opname, salah satu kendala yang sering terjadi yaitu hasil pencatatan yang tidak akurat. Hal ini umumnya disebabkan oleh ketidakcocokan antara jumlah stok barang fisik pada gudang dengan hasil stock opname yang dilakukan.
Hasil yang tidak akurat dapat disebabkan oleh beberapa faktor, seperti proses yang dilakukan secara manual, tidak dilakukan pengecekan setelah stock opname, stok barang pada gudang tidak disusun berurutan, manajemen data yang kurang baik hingga permasalahan akibat kesalahan manusia. Tentunya, perusahaan perlu memperhatikan dan melakukan pengawasan pada proses stock opname untuk dapat menghindari terjadinya kendala tersebut. Selain itu, langkah optimalisasi perlu dilakukan agar perusahaan tidak merugi akibat kendala yang terus menerus terjadi.
2. Tata letak Stok barang tidak optimal
Salah satu penghambat waktu proses stock opname menjadi panjang yaitu peletakan stok barang yang akan dicatat. Hal ini mengakibatkan staf gudang perlu melakukan pekerjaan ganda antara melakukan stock opname dan mencari stok barang tersebut.
Selain menghambat proses stock opname, tata letak stok barang yang kurang optimal juga dapat menghambat arus stok barang dalam gudang. Dampaknya, perusahaan bisa mengalami kegagalan dalam memenuhi permintaan dan tidak mampu untuk menjaga kualitas stok barang tersebut. Karena stok barang tidak terkelompokkan dengan rinci dan mempersulit proses kontrol kualitas stok barang yang ada.
3. Kontrol kualitas stok barang kurang baik
Stock opname juga dapat berfungsi untuk melakukan kontrol kualitas stok barang. Namun pada kenyataanya, proses stock opname sendiri memakan waktu yang cukup panjang, sehingga kontrol kualitas sering kali tidak dilakukan.
Umumnya, dalam melakukan stock opname, staf gudang memiliki jadwal untuk mencatat stok barang jenis tertentu. Akan tetapi, jika stok barang pada gudang tidak terkelompokkan dengan baik, maka staf akan kesulitan untuk mencari barang tersebut, dan kualitas produk tidak terkontrol dengan baik.
4. Permintaan Stok Barang yang fluktuatif
Permintaan konsumen yang terus berubah dapat memicu terjadinya kendala saat melakukan proses stock opname. Maka dari itu, perusahaan dituntut untuk dapat membaca pasar dengan berdasarkan data yang ada. Apabila perusahaan tidak memiliki data stock opname yang lengkap dan akurat, maka tentunya perusahaan akan mengalami kendala dalam pemenuhan permintaan. Padahal, agar perusahaan dapat berkembang, maka dibutuhkan kemampuan beradaptasi dan mengambil keputusan berdasarkan data.
Dampak dari permintaan barang yang fluktuatif yaitu perusahaan memiliki stok barang yang sudah tidak layak jual. Hal tersebut diakibatkan perubahan permintaan secara cepat dan proses bisnis yang kurang adaptif. Jika stock opname masih dilakukan secara manual, tentunya ini menjadi permasalahan besar bagi perusahaan dan merupakan hal penting yang harus segera diatasi. Jika tidak, maka perusahaan akan terus mengalami kerugian dengan menyimpan stok mati.
Cari tahu lebih lanjut tentang Warehouse Management System (WMS):
Cara melakukan Stock Opname dengan baik
1. Menyusun Jadwal Stock Opname secara Teratur
Stock opname umumnya membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi dan memakan waktu yang banyak. Tujuannya, agar perusahaan mendapatkan hasil jumlak stok barang yang akurat, antara stok fisik dengan hasil pencatatan.
Mengetahui proses tersebut memakan banyak waktu, maka perusahaan perlu memiliki jadwal agar tidak mengganggu keseluruhan proses manajemen gudang. Jadwal melakukan stock opname dapat dibuat secara rutin secara mingguan ataupun bulanan, agar data stok barang pada gudang merupakan data terbaru dan akurat. Selain itu, memiliki jadwal rutin, juga dapat bermanfaat pada proses kontrol kualitas stok barang yang dimiliki gudang. Sehingga, perusahan dapat menjaga jumlah maupun kondisi stok barang agar terus mampu memenuhi permintaan yang ada.
2. Memiliki sistem penyimpanan data stock opname yang terorganisir
Hal yang mungkin kurang diperhatikan dalam proses stock opname adalah memiliki rekap data yang terorganisir dan lengkap. Padahal, memiliki data yang lengkap dapat membantu perusahaan untuk melakukan penyesuaian dan optimalisasi pada proses bisnis. Tidak hanya lengkap, tetapi data tersebut baiknya disusun sesuai dengan urutan pencatatan.
Agar proses penyimpanan data stock opname sesuai dengan urutan dan lengkap, perusahaan perlu memiliki sistem penyimpanan yang baik. Terlebih lagi jika proses pencatatan masih dilakukan secara manual, yang rentan terjadi permasalahan seperti hilang, ataupun arsip data rusak.
Untungnya, dengan kemajuan teknologi, perusahaan dapat lebih mudah dalam melakukan integrasi data stock opname menggunakan aplikasi gudang. Dengan melakukan implementasi aplikasi gudang, perusahaan dapat melakukan pencatatan dengan lebih cepat dan akurat, memiliki data yang tersimpan secara terorganisir dan mempermudah proses pengelolaan gudang yang tersebar diberbagai wilayah melalui satu sistem.
3. Menerapkan tata letak Stok Barang pada Gudang
Salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas stock opname yaitu dengan menerapkan tata letak gudang, atau layouting. Cara ini mungkin terlihat kurang penting, padahal memiliki dampak yang besar bagi proses stock opname.
Dengan menerapkan tata letak gudang, maka proses stock opname akan lebih cepat. Layouting gudang yang bisa dilakukan antara lain memisahkan lokasi penyimpanan stok barang sesuai dengan karakteristiknya, mengoptimalkan jarak antar rak yang dapat mempermudah staf untuk melakukan pencatatan dan pengelolaan stok barang, menggunakan mezzanine untuk memperbanyak area penyimpanan pada gudang yang sempit dan yang terakhir yaitu menggunakan sistem labeling pada setiap lokasi penyimpanan.
4. Manajemen SDM yang optimal
Selain dari lokasi, teknologi dan administrasi, stock opname yang optimal juga ditentukan oleh manajemen SDM yang baik. Banyak faktor yang dapat dijadikan tolak ukur perusahaan memiliki SDM yang mumpuni. Baik dari jumlah staf, kemampuan dalam menjalankan tugas operasional, dapat menerapkan sistem yang ada dan banyak hal lainnya yang dapat menunjang kesuksesan stock opname.
Selain itu, untuk menjaga aktivitas manajemen SDM agar selalu optimal, perusahaan menetapkan SOP yang wajib dipatuhi oleh seluruh staf. Adanya SOP berguna untuk menjadi panduan bagi staf untuk menjalankan aktivitasnya. Selain itu, penerapan SOP juga dapat membantu mengurangi terjadinya permasalahan dalam proses pengelolaan gudang akibat human error.
Manajemen SDM yang optimal juga berarti perusahaan memiliki staf dengan fokus pekerjaan tertentu. Seperti stock opname memiliki staf tersendiri, begitu pula staf packing stok barang. Dengan pemisahaan seperti ini, staf gudang akan lebih fokus dalam menjalankan aktivitasnya dan mengurangi kelelahan yang dapat mengakibatkan kesalahan, terutama pada hal penting seperti stock opname barang.
5. Menerapkan sistem Labeling pada Stok Barang
Agar staf tidak melakukan kesalahan saat proses stock opname, baiknya perusahaan memiliki standar dalam mengelompokkan stok barang yang ada. Hal ini dikarenakan jenis stok barang pada gudang umumnya lebih dari satu jenis. Dengan menerapkan pengelompokkan dan menggunakan labeling disetiap stok barang, maka akan mempermudah staf gudang untuk melakukan stock opname.
Jika perusahaan telah menerapkan sistem seperti aplikasi gudang, tentu labeling menjadi hal yang umum dilakukan. Dengan menggunakan RFID/Barcode, setiap stok barang yang disimpan pada gudang akan memiliki kode unik tersendiri. Dan lokasi penyimpanan juga tidak luput dari labeling, untuk mempermudah staf dalam mencari lokasi stok barang yang akan dilakukan stock opname.
6. Melakukan pengecekan kembali data Stock Opname
Hal yang tidak kalah penting untuk dilakukan saat proses stock opname, yaitu adalah melakukan pengecekan kembali. Untuk memastikan akurasi data, maka pengecekan perlu dilakukan. Caranya, dengan membandingkan data stock opname dengan data pengecekan kembali.
Apabila jumlah yang tertera pada dua data tersebut sesuai maka dapat disebut bahwa hasil sotck opname akurat. Dan jika tidak, maka staf perlu melakukan pengecekan kembali dari data stock opname. Dengan melakukan hal ini, perusahaan dapat terhindar dari permasalahan maupun kerugian yang bisa saja terjadi.
Optimalisasi proses Stock Opname
Memiliki jadwal rutin Stock Opname
Agar perusahaan memiliki data terbaru dari jumlah stok barang yang tersedia dalam gudang, maka stock opname perlu dilakukan. Tentunya dengan melakukan stock opname secara berkala dan rutin terjadwal, maka perusahaan dapat memantau perkembangan stok barang yang ada. Mulai dari pendapatan perusahaan, tingkat pemenuhan pesanan serta mengetahui produk yang paling diminati konsumen dapat ditunjukkan melalui data stock opname yang akurat.
Memiliki jadwal stock opname rutin juga membantu perusahaan untuk menyediakan produk dengan kualitas terbaik kepada tiap konsumen. Karena saat proses stock opname berlangsung, staf juga dapat melakukan kontrol kualitas pada setiap produknya. Sehingga data yang diperoleh tidak hanya sebatas jumlah stok, tetapi juga kondisi asli dari produk yang dimiliki. Dengan begitu, perusahaan dapat menjaga kualitas produk yang berdampak pada peningkatan kepuasan konsumen.
Penysunan waktu dilakukannya Stock opname bergantung juga dari kebutuhan dan kebijakan perusahaan. Umumnya dapat dilakukan setiap minggu, 1 bulan, 3 bulan hingga setiap tahun. Akan lebih baik jika perusahaan melakukan pada seluruh rentang waktu tersebut, dengan begitu perusahaan akan mendapat gambaran jelas terkait kondisi dan persaingan pasar.
Meningkatkan kapabilitas staf gudang
Proses stock opname yang optimal tentu tidak hanya bergantung pada sistem dan teknologi yang diterapkan. Karena teknologi hanya merupakan alat bantu agar proses lebih optimal. Maka dari itu, perusahaan juga perlu memperhatikan kapabilitas dari staf gudang.
Kapabilitas disini yaitu bagaimana staf dapat memanfaatkan teknologi untuk menunjang pekerjaannya dalam mengelola stok barang dalam gudang. Salah satunya, yaitu proses stock opname yang membutuhkan tingkat ketelitiang yang tinggi agar tidak terjadi selisih jumlah antara data pencatatan dengan jumlah stok barang fisik.
Agar kapabilitas staf gudang meningkat, perusahaan dapat memberikan pelatihan sesuai dengan kebutuhan dan tugas dari masing-masing staf. Pelatihan dapat menunjang kemampuan staf dalam mengelola gudang dan mengaplikasikan teknologi saat bekerja. Dan yang terpenting yaitu menilai individu dari staf gudang dan mendorong untuk selalu beradaptasi dengan perubahan dan selalu ingin belajar. Karena jika hal tersebut tidak dimiliki oleh staf gudang, maka pelatihan yang diberikan juga tidak memiliki dampak yang besar dalam mengoptimalkan stock opname barang.
Implementasi Aplikasi Stock Opname Gudang
Menghindari selisih jumlah stok barang, data yang tidak lengkap dan akurat, proses pencatatan yang lama dan beberapa permasalahan lain merupakan tujuan diterapkannya stock opname pada gudang. Tentunya penerapan stock opname perlu ditingkatkan dengan melibatkan perkembangan teknologi, salah satunya melalui implementasi aplikasi stock opname gudang. Namun, perusahaan perlu mempersiapkan strategi bisnis, pengawasan pada seluruh proses maanajemen gudang dan persiapan biaya sebelum menerapkan aplikasi stock opname gudang. Sehingga implementasi dapat berjalan dengan lancar dan mampu meningkatkan proses bisnis.
Sebagai startup penyedia Aplikasi Stock Opname Gudang, Prieds hadir sebagai solusi manajemen pergudangan perusahaan melalui software yang dapat terhubung dengan hardware melalui teknologi IoT dan WMS. Beragam kelebihan dan fitur yang ditawarkan oleh Software ERP Prieds dapat membantu bisnis anda untuk melakukan optimalisasi proses bisnis secara efisien, efektif dan akurat.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut solusi stock opname dengan melakukan konsultasi dengan tim ahli Prieds. Dapatkan solusi tepat untuk proses stock opname yang optimal dengan menerapkan aplikasi stock opname gudang pada bisnis Anda.
Comments