Agar proses manajemen gudang dapat berjalan dengan baik, terdapat dokumen yang dikhususkan untuk mengatur pekerjaan staf gudang dan dikenal dengan istilah work order. Work order sendiri berpengaruh terhadap efisiensi manajemen gudang, sehingga perlu disusun dan dikelola dengan baik. Oleh karena itu, perlu untuk mengetahui lebih dalam mengenai work order.
Pengertian Work Order dalam Manajemen Gudang
Work order atau dikenal dengan perintah kerja dalam manajemen gudang merupakan sebuah dokumen atau instruksi resmi yang dikeluarkan untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu di dalam gudang. Umumnya, dalam work order terdapat informasi detail mengenai pekerjaan yang harus diselesaikan, termasuk stok barang yang perlu diproses, disimpan, dipindahkan, atau diambil dari ruang penyimpanan.
Fungsi Work Order dalam Manajemen Gudang
Seperti yang telah disebutkan diatas, penerapan work order memiliki beberapa fungsi agar manajemen gudang berjalan dengan efektif dan efisien. Berikut beberapa fungsi penting dari work order :
1. Mengatur Proses Operasional Gudang
Dokumen work order menjadi panduan staf gudang untuk melaksanakan proses pengelolaan stok barang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, picking, packing, dan pengiriman.
2. Memonitor Progres Pekerjaan
Selain untuk mengatur pekerjaan dalam gudang, work order juga berfungsi sebagai alat untuk memantau perkembangan proses kerja pengelolaan stok barang, serta memastikan bahwa tugas tersebut diselesaikan secara akurat dan tepat waktu.
3. Dokumentasi
Work order juga berfungsi sebagai dokumentasi dari seluruh aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan stok barang dalam gudang. Hal ini sangat penting bagi perusahaan untuk dapat memantau dan meningkatkan visibilitas terhadap manajemen gudang.
Cara Membuat Work Order
Untuk membuat work order yang tepat, perusahaan perlu memahami kebutuhan dari manajemen gudang serta jenis pesanan yang diterima. Selain itu, terdapat beberapa informasi penting yang perlu tercantum dalam work order. Berikut cara membuat work order dalam manajemen gudang :
1. Nomor Work Order
Nomor unik yang diberikan untuk mengidentifikasi work order tersebut. Nomor ini berfungsi untuk mempermudah pelacakan dan referensi dalam sistem.
2. Tanggal dan Waktu
Dokumen work order memuat tanggal pembuatan, serta tanggal jatuh tempo dari pengelolaan stok barang.
3. Deskripsi Pekerjaan
Penjelasan rinci terkait proses tertentu dalam manajemen gudang yang harus dilakukan, seperti proses inbound, proses putaway, proses picking, proses pengemasan hingga proses pengiriman.
4. Prioritas
Agar setiap pekerjaan diselesaikan dengan tepat waktu dan efektif, dokumen work order umumnya memuat informasi terkait prioritas pekerjaan, sehingga pekerjaan dilakukan berdasarkan urgensinya.
5. Stok Barang yang Terlibat
Informasi stok barang dalam work order memuat beberapa hal, seperti SKU, kuantitas atau jumlah stok barang yang dibutuhkan dalam work order, dan lokasi penyimpanan dalam gudang.
6. Penerima Work Order
Dokumen work order juga memuat Informasi mengenai penanggung jawab pekerjaan untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dalam work order.
7. Peralatan yang Diperlukan
Detail informasi terkait peralatan yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, seperti forklift, scanner barcode, atau alat pengemasan yang menunjang kegiatan manajemen gudang.
8. Status Work Order
Dalam work order juga terdapat informasi dari status pekerjaan seperti "terbuka," "sedang diproses," atau "selesai." Selain itu juga biasanya dimuat informasi tambahan mengenai hasil akhir pekerjaan, termasuk potensi masalah yang ditemui selama proses.
Jenis Work Order dalam Manajemen Gudang
Terdapat beberapa jenis work order yang umum digunakan dalam manajemen gudang perusahaan, yaitu :
Inbound Work Order: Instruksi yang dibuat untuk pengelolaan menerima stok barang yang masuk dari supplier, memverifikasi jumlah dan kualitas, serta menentukan area penyimpanan di lokasi yang sesuai dalam gudang.
Putaway Work Order: Instruksi untuk menempatkan stok barang yang baru diterima ke lokasi penyimpanan yang sudah ditentukan berdasarkan layout gudang.
Picking Work Order: sekumpulan instruksi untuk mengambil stok barang dari lokasi penyimpanan sesuai dengan pesanan konsumen.
Packing Work Order: Instruksi pengemasan stok barang yang telah diambil sesuai dengan pesanan, memastikan stok barang siap untuk dikirim.
Outbound Work Order: dokumen instruksi untuk mengatur pengiriman stok barang ke tujuan akhir, seperti konsumen atau pemindahan gudang.
Replenishment Work Order : Instruksi untuk melakukan pengadaan kembali stok barang dalam gudang untuk menghindari terjadinya kekurangan.
Work Order Gudang Otomatis dengan Prieds WMS
Agar proses manajemen gudang dapat berjalan dengan optimal, perusahaan perlu menyusun work order. Tujuan dari penggunaan dokumen ini yaitu sebagai monitoring aktivitas pengelolaan stok barang dan dokumentasi pekerjaan, yang akan mempermudah perusahaan untuk memantau kinerja. Melalui penerapan WMS , pembuatan work order dapat dilakukan secara otomatis setelah pesanan dari konsumen diterima perusahaan.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan WMS, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen gudang dan mengotomatisasi penyusunan work order gudang melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari WMS Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola work order gudang dengan efisien dan akurat.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait pengelolaan work order dengan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Opmerkingen