Warehouse Staff: Definisi, Tugas dan Skill yang Dibutuhkan

Warehouse staff merupakan sebuah profesi yang berperan langsung dalam kelancaran dan proses manajemen gudang. Kinerja staf gudang yang optimal akan mempengaruhi performa gudang.

Salah satu cara dalam meningkatkan kinerja warehouse staff yaitu dengan menyeleksi berdasarkan keterampilan, dan juga pemahaman terhadap teknologi gudang seperti WMS. Memahami Warehouse Management System (WMS) sangat penting bagi warehouse staff karena dapat meningkatkan efisiensi operasional gudang, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses kerja.

Definisi Warehouse Staff

Warehouse staff adalah pekerja yang bertanggung jawab atas operasional gudang, termasuk penyimpanan, pengelolaan, dan distribusi barang. Mereka memastikan barang diterima, disimpan, diproses, dan dikirim dengan efisien dan aman.

Tugas dan Tanggung Jawab Warehouse Staff

Warehouse staff memiliki berbagai tugas dan tanggung jawab yang berkaitan dengan manajemen gudang, diantaranya yaitu:

1. Penerimaan Barang (Receiving)

Warehouse staff bertanggung jawab menerima barang dari pemasok atau produksi, memeriksa jumlah serta kualitasnya sesuai dokumen pengiriman. Setelah itu, barang dicatat dalam sistem inventaris dan disusun berdasarkan kategori serta lokasi penyimpanan yang telah ditentukan.

2. Penyimpanan dan Pengelolaan Stok (Stock Management)

Barang yang diterima harus ditata sesuai prosedur penyimpanan. Warehouse staff juga melakukan pengecekan stok secara berkala (stock opname) untuk menghindari selisih barang. Selain menjaga kebersihan dan kerapihan gudang, mereka memastikan barang disimpan sesuai standar, seperti suhu tertentu untuk barang yang mudah rusak.

3. Pengambilan dan Pengemasan Barang (Picking & Packing)

Warehouse staff mengambil barang sesuai pesanan pelanggan atau produksi, memastikan ketepatan barang yang diambil. Setelah itu, barang dikemas dengan aman untuk menghindari kerusakan dan diberi label sesuai tujuan pengiriman agar tidak terjadi kesalahan.

4. Pengiriman Barang (Shipping)

Setelah proses packing, warehouse staff mengkoordinasikan pengiriman barang dan menyiapkan dokumen seperti surat jalan serta faktur. Sebelum dikirim, mereka memastikan barang dalam kondisi baik dan sesuai pesanan untuk menghindari komplain atau retur.

5. Pemeliharaan Keselamatan dan Keamanan Gudang

Warehouse staff wajib mengikuti prosedur keselamatan kerja, termasuk penggunaan alat pelindung diri (APD). Mereka juga harus mengoperasikan alat berat seperti forklift dengan aman dan melaporkan barang rusak atau tidak sesuai standar agar segera ditindaklanjuti.

Kemampuan yang Perlu Dimiliki Warehouse Staff

Agar warehouse staff memiliki kinerja yang baik, dan berdampak bagi manajemen gudang yang optimal., berikut beberapa kualifikasi umum yang perlu dimiliki:

1. Kualifikasi Pendidikan

Secara umum pendidikan yang dibutuhkan untuk menjadi warehouse staff yaitu minimal lulusan SMA/SMK. Selain itu, Beberapa perusahaan mengutamakan pengalaman atau sertifikasi khusus dalam logistik dan pergudangan.

2. Keterampilan Teknis

Warehouse staff harus terampil dalam mengoperasikan alat gudang baik yang berupa fisik, maupun perangkat lunak (software). Salah satu perangkat fisik yang mungkin digunakan dalam manajemen gudang adalah forklift. Selain itu, warehouse staff juga perlu memahami Software yang digunakan untuk manajemen gudang atau yang biasanya disebut Warehouse Management System (WMS), pencatatan stok, dan juga standar keselamatan kerja.

3. Keterampilan Fisik dan Mental

Profesi warehouse staff sangat bergantung dengan tenaga fisik. Hal ini dikarenakan warehouse staff harus mampu mengangkat barang berat dan bekerja dalam waktu lama. Mereka juga harus teliti dalam pencatatan dan pengecekan barang untuk menghindari kesalahan.

4. Kemampuan Berkomunikasi dan Kerja Tim

Kerja sama tim merupakan aspek penting dalam berbagai profesi, termasuk juga dalam gudang. Warehouse staff harus bisa berkomunikasi dengan tim gudang, staf administrasi, dan manajer logistik, serta memahami instruksi dengan jelas agar operasional berjalan lancar.

Mengapa Warehouse Staff perlu Memahami Warehouse Management

Warehouse staff berperan langsung dalam proses operasional gudang, mulai dari penerimaan barang, penyimpanan, hingga pengiriman. Hal ini membuat warehouse staff perlu memahami Warehouse Management dan WMS agar kinerjanya dapat meningkat. Selain itu terdapat beberapa alasan penting mengapa warehouse staff perlu memahami WMS, diantaranya yaitu:

1. Meningkatkan Akurasi Data Stok

WMS mencatat barang masuk dan keluar secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan manual. Selain itu, sistem ini meminimalkan kehilangan atau kesalahan stok akibat human error.

2. Mempermudah Proses Penerimaan dan Penyimpanan Barang

Dengan WMS, warehouse staff dapat mengetahui lokasi penyimpanan terbaik berdasarkan kategori barang. Sistem ini juga memastikan barang ditempatkan sesuai prosedur FIFO (First In, First Out) atau FEFO (First Expired, First Out).

3. Meningkatkan Efisiensi dalam Picking & Packing

WMS membantu warehouse staff menemukan barang lebih cepat dengan barcode atau RFID. Hal ini memastikan pesanan diproses lebih akurat dan mengurangi kesalahan pengiriman kepada pelanggan.

4. Memudahkan Pemantauan dan Pelaporan Stok

Warehouse staff dapat mengecek stok secara real-time tanpa perlu menghitung manual. WMS juga mempermudah stock opname dan pelaporan kepada manajer gudang.

5. Mengurangi Biaya Operasional dan Waktu Kerja

Otomatisasi dalam WMS mengurangi pencatatan manual dan pekerjaan administratif yang memakan waktu. Dengan sistem yang lebih cepat dan akurat, perusahaan dapat menghemat biaya tenaga kerja serta mempercepat pemrosesan pesanan.

6. Meningkatkan Keamanan dan Kepatuhan

WMS mencatat setiap transaksi dan pergerakan barang, memudahkan audit dan inspeksi gudang. Sistem ini juga membantu perusahaan mematuhi regulasi, seperti pencatatan bahan berbahaya atau barang yang membutuhkan kondisi penyimpanan khusus.