Stok barang merupakan komponen terpenting dalam gudang yang perlu dikelola dengan baik. Jika manajemen gudang tidak optimal, salah satu permasalahan yang sering terjadi yaitu kelangkaan stok barang atau dikenal dengan istilah stockout.
Pengertian Stockout dalam Warehouse Management
Istilah stockout digunakan untuk menggambarkan kondisi dimana stok barang dalam gudang habis atau tidak tersedia saat dibutuhkan. Permasalahan stockout sering kali terjadi ketika perusahaan mendapatkan pesanan dari konsumen, tetapi pesanan tidak dapat dipenuhi akibat tidak adanya stok yang dipesan dalam gudang.
Jika tidak segera diatasi, stockout memiliki berbagai dampak negatif yang dapat mempengaruhi operasional gudang perusahaan, kepuasan konsumen, hingga hilangnya potensi penjualan.
Faktor Penyebab Terjadinya Stockout
Dalam praktiknya, berbagai faktor dalam proses manajemen stok dan gudang dapat menyebabkan terjadinya stockout. Faktor penyebab tersebut antara lain:
Perencanaan persediaan stok barang yang tidak akurat mengenai jumlah dan waktu pemesanan stok barang yang tidak pasti, menyebabkan terjadinya kekurangan persediaan.
Peningkatan permintaan secara tiba-tiba dan tidak terprediksi, seperti musim belanja tertentu, dapat menyebabkan stok barang habis sebelum waktu yang direncanakan.
Keterlambatan pengiriman saat proses pengadaan, baik dari supplier maupun produsen, dapat menyebabkan kelangkaan stok barang dalam gudang sehingga perusahaan tidak dapat memenuhi pesanan.
Kesalahan pencatatan, stock opname, atau pengelolaan barang dalam gudang, seperti kesalahan penempatan barang, dapat menyebabkan ketidaksesuaian antara jumlah stok barang pada sistem dengan stok barang yang ada dalam gudang.
Ketika produksi terkendala karena masalah operasional atau bahan baku yang tidak cukup, maka akan terjadi kelangkaan stok barang.
Dampak Terjadinya Stockout bagi Perusahaan
Stockout yang tidak segera diatasi akan membuat perusahaan merugi dan operasionalnya menjadi tidak efisien. Berikut beberapa dampak terjadinya stockout bagi perusahaan :
1. Potensi Kehilangan Penjualan
Kelangkaan stok barang membuat perusahaan tidak dapat memenuhi permintaan konsumen. Jika permasalahan ini tidak segera teratasi, maka akan dapat mengakibatkan hilangnya penjualan.
2. Menurunkan Tingkat Kepuasan Konsumen
Stockout yang sering terjadi dapat merusak reputasi perusahaan dan menurunkan tingkat kepuasan konsumen, karena pesanan tidak dapat dipenuhi oleh perusahaan.
3. Biaya Tambahan
Ketika terjadi stockout saat akan memenuhi pesanan perusahaan mungkin perlu mengeluarkan biaya tambahan untuk dapat mempercepat pengiriman atau mencari alternatif supplier dengan harga lebih tinggi. Hal ini tentu dapat merugikan perusahaan jika dilakukan secara terus menerus.
4. Gangguan dalam Rantai Pasok
Kekurangan persediaan stok barang dapat mengganggu proses rantai pasok. Hal ini membuat operasional perusahaan secara keseluruhan, dari produksi hingga distribusi menjadi terhambat dan akan merugikan pihak lain dalam pengelolaan rantai pasok.
Cara Mencegah Stockout
Berikut beberapa cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk mencegah terjadinya stockout dan perusahaan dapat meningkatkan kemampuan untuk memenuhi pesanan konsumen :
1. Menggunakan Warehouse Management System
Implementasi teknologi seperti Warehouse Management System dapat membantu perusahaan untuk memantau stok barang secara real-time, meminimalkan kesalahan pencatatan, dan memprediksi kebutuhan persediaan secara lebih akurat. Perusahaan juga dapat melakukan pengadaan stok barang sebelum tingkat persediaan dalam gudang habis, sehingga terhindar dari permasalahan stockout.
2. Forecasting Permintaan Pasar
Menyusun perkiraan permintaan pasar yang akurat membutuhkan riwayat data secara lengkap. Hal ini diperlukan agar perusahaan dapat memahami tren pasar untuk mengantisipasi fluktuasi permintaan, serta menghindari stockout dalam gudang.
3. Safety Stock
Saat akan melakukan pengisian gudang, perusahaan perlu menyimpan stok barang lebih sebagai persediaan pengaman. Tujuannya agar perusahaan dapat mengatasi permintaan yang tidak terduga, keterlambatan pengiriman, atau kerusakan pada stok barang sehingga tidak dapat dikirimkan kepada konsumen.
4. Menjaga Hubungan dengan Supplier
Memastikan komunikasi yang baik dan hubungan yang kuat dengan pihak supplier dapat membantu menghindari keterlambatan pengiriman dan memastikan kualitas stok barang yang konsisten. Selain itu, dengan penerapan Warehouse Management System, perusahaan dapat bertukar informasi dengan supplier dan dapat melakukan pemesanan stok barang secara otomatis saat jumlah stok dalam gudang mencapai batas jumlah terbawah.
5. Stock Opname secara Berkala
Melakukan audit stok atau stock opname secara rutin perlu dilakukan untuk memastikan kesesuaian data jumlah stok barang pada sistem dengan jumlah stok barang fisik yang tersimpan dalam gudang. Proses stock opname ini juga dapat dilakukan melalui Warehouse Management System untuk dapat menyusun jadwal pencatatan secara rutin dan memperbarui angka stok gudang secara real-time. Untuk penjelasan lebih lengkap terkait proses stock opname bisa dilihat disini.
Hindari Terjadinya Stockout dengan Software Manajemen Gudang Prieds
Stockout merupakan salah satu permasalahan yang umum terjadi dalam manajemen gudang. Hal ini umumnya disebabkan dari adanya selisih pencatatan stok barang. Jika stockout tidak segera teratasi, perusahaan akan kesulitan saaat memenuhi permintaan konsumen, akibat stok barang yang tidak tersedia dalam gudang. Salah satu upaya yang bisa dilakukan untuk mengatasi hal tersebut, yaitu dengan menerapkan teknologi seperti WMS pada manajemen gudang perusahaan.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Warehouse Management System, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan untuk mengoptimalkan manajemen gudang serta mengatasi stockout melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari Warehouse Management System Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola stok barang dalam gudang dengan lebih optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait cara mengatasi permasalahan stockout dalam manajemen gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments