Stock Variance: Definisi, Penyebab, Dampak, dan Cara Mengatasinya

Dalam manajemen gudang, terjadi selisih jumlah stok dapat mengganggu seluruh proses operasional. Kendala ini dikenal dengan istilah stock variance, dimana jumlah yang tertera pada catatan stok berbeda dengan jumlah stok barang fisik dalam gudang.

Permasalahan stock variance perlu segera diatasi agar tidak menimbulkan banyak kerugian bagi perusahaan. Melalui implementasi teknologi, seperti RFID, perusahaan dapat meningkatkan visibilitas terhadap manajemen gudang, serta meningkatkan akurasi pencatatan dan pengecekan stok.

Definisi Stock Variance dalam Manajemen Gudang

Stock Variance merupakan sebuah situasi ketika terjadi selisih antara jumlah stok yang tercatat dalam sistem manajemen gudang dengan jumlah fisik yang tersedia. Selisih ini bisa berupa Stock Surplus (kelebihan stok) atau Stock Shortage (kekurangan stok).

Stock Variance menjadi indikator penting dalam manajemen gudang karena dapat menunjukkan adanya kesalahan pencatatan, kehilangan barang, pencurian, atau masalah operasional lainnya. Maka dari itu, penting bagi perusahaan untuk selalu memperhatikan stock variance agar tidak merugikan dan menghambat operasional gudang.

Penyebab Terjadinya Stock Variance dalam Manajemen Gudang

Dalam manajemen gudang, kendala seperti stock variance dapat terjadi karena berbagai faktor, diantaranya yaitu:

1. Kesalahan Pencatatan

Salah satu penyebab utama terjadinya stock variance adalah human error dalam melakukan pencatatan stok, yang dapat menyebabkan perbedaan antara hasil tercatat dengan stok fisik. Selain itu, kesalahan dalam proses penerimaan atau pengeluaran barang juga menjadi faktor yang berkontribusi terhadap ketidaksesuaian data persediaan.

2. Kehilangan atau Pencurian Stok

Stock Variance juga bisa terjadi akibat adanya kehilangan maupun pencurian, baik oleh karyawan internal maupun pihak luar. Selain itu, penyalahgunaan stok oleh oknum tertentu tanpa pencatatan yang benar dapat menyebabkan selisih antara jumlah stok aktual dan yang ada dalam catatan stock opname.

3. Kerusakan Barang

Barang yang rusak akibat penyimpanan yang tidak sesuai dapat menyebabkan perbedaan jumlah stok. Meskipun stok tersebut sesuai antara jumlah fisik dengan hasil pencatatan, tetapi tidak dapat dipergunakan, yang akhirnya membuat perusahaan kekurangan stok barang.

4. Masalah saat Proses Pengiriman atau Penerimaan Barang

Kesalahan dalam proses penerimaan barang yang tidak sesuai dengan dokumen pembelian dapat menyebabkan ketidaksesuaian stok. Selain itu, kesalahan dalam pengiriman barang ke pelanggan juga dapat menyebabkan perbedaan dalam jumlah stok yang seharusnya tersedia.

6. Perbedaan Satuan Pengukuran (Unit of Measurement Issue)

Kesalahan dalam konversi satuan barang, seperti mengubah kilogram (kg) ke unit per pieces (pcs), dapat menyebabkan perbedaan pencatatan stok di sistem dibandingkan dengan jumlah fisik yang sebenarnya ada di gudang.

Dampak dari Stock Variance bagi Operasional Gudang

Stock Variance yang tidak segera teratasi dapat menimbulkan dampak negatif bagi manajemen gudang perusahaan, diantaranya seperti:

1. Ketidaksesuaian dalam Laporan

Jika stok dalam laporan berbeda dengan stok aktual, maka valuasi aset dan laba perusahaan dapat terpengaruh. Hal ini dapat menyebabkan laporan keuangan menjadi tidak akurat, yang pada akhirnya berdampak pada kerugian perusahaan.

2. Gangguan Operasional

Kekurangan stok dapat menyebabkan keterlambatan pengiriman barang kepada konsumen, yang berpotensi mengurangi kepuasan konsumen. Di sisi lain, kelebihan stok juga dapat meningkatkan biaya penyimpanan, terutama jika barang tersebut memiliki umur simpan yang terbatas atau memerlukan ruang penyimpanan yang khusus.

3. Potensi Kerugian Finansial

Jika terdapat kekurangan stok yang tidak diketahui penyebabnya, hal ini bisa menjadi indikasi adanya pencurian. Kehilangan barang yang tidak terdeteksi dalam sistem dapat menyebabkan kerugian finansial yang signifikan bagi perusahaan.

4. Menurunnya Kepercayaan Konsumen

Jika perusahaan sering mengalami kekurangan stok, konsumen akan kehilangan kepercayaan terhadap perusahaan akibat permasalahan pada ketersediaan produk. Hal ini dapat berdampak pada loyalitas dan potensi hilangnya peluang bisnis di masa mendatang.

Cara Mengatasi Stock Variance

Untuk mencegah Stock Variance dalam manajemen gudang, perusahaan dapat menerapkan beberapa langkah berikut:

1. Pelatihan Karyawan

Melatih staf dalam melakukan manajemen gudang yang benar dan meningkatkan kesadaran akan pentingnya akurasi dapat mengurangi kesalahan pencatatan dan pengecekan stok.  

2. Menganalisis Penyebab

Jika terjadi selisih stok, perusahaan harus segera melakukan penyelidikan untuk menemukan penyebabnya dan menerapkan perbaikan guna mencegah kesalahan yang berulang.  

3. Melakukan Stock Opname Secara Rutin

Audit stok berkala, seperti harian atau bulanan, seperti melalui metode Cycle Counting dapat membantu mendeteksi dan mengoreksi perbedaan stok lebih cepat.  

4. Menggunakan Teknologi pada Operasional Gudang

Teknologi seperti RFID dan integrasi software manajemen gudang menjadi solusi untuk memastikan pencatatan stok lebih akurat serta mengurangi risiko stock variance.

Minimalkan Resiko Stock Variance dengan RFID dan WMS Prieds

Penerapan teknologi, seperti RFID dapat meningkatkan akurasi pencatatan stok dengan sistem otomatis yang memperbarui data tanpa input manual, serta mempercepat stock opname dengan membaca banyak tag sekaligus. Teknologi ini juga mengurangi kehilangan dan pencurian melalui pelacakan real-time dan peringatan otomatis.

Dalam operasional gudang, RFID mempermudah perusahaan untuk melacak pergerakan barang secara otomatis, sehingga dapat mengurangi risiko salah pencatatan. Jika terjadi selisih stok, RFID mempermudah pelacakan riwayat barang untuk mengidentifikasi penyebabnya. Dengan visibilitas penuh terhadap stok, RFID mengoptimalkan manajemen inventaris dan supply chain, membantu perencanaan pengadaan serta mengurangi risiko overstock dan stockout.

Dengan menerapkan RFID dari Prieds, perusahaan dapat mengoptimalkan proses manajemen gudang dan meminimalisir stock variance. Perangkat ini dapat diintegrasikan dengan Sistem Manajemen Gudang untuk memberikan perusahaan kemampuan untuk mengotomatisasi proses pencatatan stok barang fisik, meningkatkan akurasi pelacakan, dan meningkatkan kontrol terhadap seluruh stok dalam gudang.

Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait cara mengurangi resiko stock variance dengan teknologi RFID dan Sistem Manajemen Gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software dan Hardware yang dilengkapi dengan beragam fitur, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.