Agar perusahaan dapat mengetahui jumlah stok barang yang tersimpan dalam gudang, diperlukan proses penghitungan persediaan atau stock count. Proses ini memiliki manfaat yang besar dalam proses operasional perusahaan dan juga memiliki beberapa jenis, oleh karena itu proses ini rentan kesalahan apabila dilakukan secara manual dan sebaiknya dilakukan menggunakan software gudang.
Definisi Stock Count
Stock Count merupakan proses penghitungan persediaan stok barang fisik yang tersimpan dalam gudang pada kurun waktu yang telah ditentukan. Tujuan utama dari proses Stock Count yaitu untuk memastikan bahwa jumlah stok barang yang tercatat pada sistem, sesuai dengan jumlah stok barang fisik yang ada di gudang.
Proses ini sangat penting dalam menjaga akurasi dan integritas data persediaan stok barang. Dengan memastikan jumlah stok yang akurat, perusahaan akan lebih mudah untuk dapat memenuhi pesanan konsumen dan meningkatkan keuntungan.
Jenis Stock Count
Dalam proses perhitungan stok barang fisik, terdapat 2 jenis stock count yang dapat diterapkan sesuai kebutuhan perusahaan, yaitu :
1. Stock Count Periodik
Jenis Ini merupakan metode penghitungan stok barang yang dilakukan secara rutin dan berkala, seperti setiap bulan, kuartal, atau tahun. Umumnya, seluruh stok barang yang tersimpan dalam gudang dihitung secara bersamaan dalam waktu tertentu.
2. Stock Count Siklus (Cyclic Count)
Stock count jenis Ini dilakukan dengan cara hanya menghitung sebagian kecil stok barang setiap harinya, mingguan, atau sesuai jadwal yang lebih fleksibel. Metode ini dapat memberikan kontrol dan visibilitas lebih baik atas stok barang, karena perhitungan dilakukan secara terus-menerus tanpa perlu menghentikan operasi gudang.
Proses Stock Count
Agar perhitungan stok barang dalam gudang berjalan dengan efisien dan akurat, berikut beberapa langkah yang perlu dilalui saat melakukan proses stock count :
1. Persiapan
Tahap awal dari proses stock count yaitu menyusun daftar stok barang yang akan dihitung, yang kemudian dikelompokkan berdasarkan kategori atau letak penyimpanan dalam gudang. Selain itu, mempersiapkan staf yang akan melakukan perhitungan, agar tidak tercampur tugasnya dengan staf operasional gudang yang lain.
2. Penghitungan Stok Barang Fisik
Staf yang bertanggungjawab untuk melakukan stock count akan melakukan penghitungan stok barang secara manual di gudang. Setiap stok barang dihitung dan dicatat secara teratur, baik menggunakan catatan manual atau langsung ke dalam sistem.
3. Rekonsiliasi Data
Setelah penghitungan stok barang selesai dilakukan, hasil penghitungan stok barang fisik akan dibandingkan dengan data pada sistem atau pencatatan. Jika terdapat selisih antara catatan stok barang fisik dan catatan sistem, maka dilakukan penelusuran untuk menemukan penyebabnya dan mengambil langkah tepat untuk mengatasi selisih jumlah stok barang.
4. Mengatasi Selisih Jumlah Stok Barang
Jika ditemukan perbedaan hasil perhitungan, maka perusahaan perlu mengambil langkah untuk mengatasi masalah tersebut. Beberapa solusi yang umum dilakukan seperti melakukan penyesuaian persediaan stok barang pada sistem, menginvestigasi lebih lanjut masalah yang terjadi, hingga mempersiapkan safety stock untuk menghindari selisih jumlah di lain waktu.
5. Analisis dan Evaluasi
Setelah proses perhitungan stok barang selesai, staf gudang perlu menyusun laporan hasil stock count untuk menentukan tindakan lebih lanjut untuk mengoptimalkan proses manajemen gudang. Otomatisasi pencatatan stok barang dengan software gudang akan memberikan perusahaan analisis berdasarkan data yang akurat, sehingga solusi yang ditetapkan menjadi tepat untuk mengatasi permasalahan stok barang.
Manfaat Stock Count
Proses stock count memiliki beberapa manfaat bagi operasional gudang, diantaranya yaitu :
1. Akurasi Data Persediaan
Memastikan data persediaan stok barang pada sistem sesuai dengan jumlah stok barang fisik yang tersimpan dalam gudang. Dengan melakukan perhitungan stok secara berkala, perusahaan dapat mengurangi risiko kesalahan akibat pencatatan manual atau selisih jumlah stok barang yang dapat mengakibatkan kerugian dan berpotensi kehilangan penjualan.
2. Identifikasi Kendala
Stock Count membantu perusahaan untuk mendeteksi permasalahan seperti kehilangan barang, pencurian, atau barang rusak yang mungkin tidak terdeteksi dalam operasional gudang. Dengan melakukan identifikasi kendala secara lebih cepat, perusahaan dapat menerapkan strategi maupun solusi yang tepat untuk mengatasi permasalahan tersebut dan mengantisipasi terjadinya permasalahan yang sama.
3. Pengendalian Biaya Operasional
Dengan mengetahui persediaan secara akurat, perusahaan dapat menghindari terjadinya overstock ataupun out of stock pada gudang. Kedua kendala tersebut merupakan beberapa contoh dari permasalahan umum pada gudang yang memiliki dampak bagi pemborosan biaya operasional dan dapat merugikan perusahaan jika tidak segera teratasi.
4. Optimalisasi Proses Produksi dan Penjualan
Dengan data stok barang yang akurat, perusahaan dapat lebih mudah menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan ulang stok barang (reorder), mencegah kekurangan stok barang, dan memastikan kelancaran operasional produksi maupun penjualan.
Tips Optimalisasi Stock Count
1. Penjadwalan Teratur
Lakukan proses stock count secara rutin untuk dapat mengetahui jumlah dan kondisi stok barang fisik secara real-time. Beberapa perusahaan memilih melakukannya setiap bulan, triwulan, atau tahunan tergantung pada kebutuhan.
2. Gunakan Sistem RFID
Dengan penerapan sistem RFID, proses penghitungan stok barang menjadi lebih efisien dan akurat. Teknologi ini mampu mengurangi risiko kesalahan manusia dalam proses pencatatan dan mengantisipasi terjadinya selisih jumlah stok barang.
3. Menerapkan Layout Gudang
Agar proses stock count lebih mudah, penerapan layout gudang menjadi beberapa area kecil (zona) dapat mengurangi kemungkinan stok barang terlewat. Selain itu, penerapan layout gudang akan membuat proses stock count dapat berjalan tanpa menghentikan proses pengelolaan gudang, karena perhitungan dapat dilakukan untuk zona tertentu saja.
4. Penanganan Stok Barang Rusak/Hilang
Stok barang rusak atau hilang merupakan dua permasalahan yang menjadi penyebab selisih jumlah stok. Untuk dapat mengatasi hal tersebut, perusahaan perlu memiliki protokol penanganan stok barang rusak ataupun hilang. Sehingga proses stock count dapat dilakukan dengan tepat dan data yang tercatat menjadi lebih akurat.
6. Manfaatkan Teknologi dan Software
Memanfaatkan berbagai fungsi dan fitur dari software gudang untuk mengotomatisasi sebagian besar proses penghitungan dan pencatatan sehingga proses stock count berjalan dengan lebih efisien dan akurat. Selain itu, software gudang juga dapat diintegrasikan dengan teknologi seperti RFID yang memungkinkan pembacaan data secara cepat dan hasil perhitungan akan langsung diperbarui pada sistem.
Stock Count lebih Optimal dengan Penerapan Software Gudang dan RFID Prieds
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Software Gudang dan RFID, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, seperti mengoptimalkan stock count pada proses manajemen stok barang melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari Software Gudang Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola gudang dengan lebih optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait optimalisasi stock count dengan software gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments