Kesalahan dalam perhitungan stok barang dalam gudang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Selain menyebabkan kehilangan potensi penjualan, kesalahan saat perhitungan stok dapat merugikan perusahaan karena perusahaan perlu melakukan penyesuaian jumlah stok barang atau stock adjustment.
Proses stock adjustment membutuhkan ketelitian dan juga memakan biaya operasional untuk dapat menutup selisih jumlah stok melalui pengadaan. Untuk itu, penting bagi perusahaan untuk dapat melakukan stock adjustment dengan telti dan optimal.
Arti Stock Adjustment
Stock Adjustment atau penyesuaian stok merupakan proses koreksi yang dilakukan setelah ditemukan selisih antara jumlah stok barang fisik dan stok barang yang terdapat pada catatan pembukuan. Proses ini umumnya dilakukan setelah perusahaan melakukan stock opname dan menemukan ketidakcocokan antara data dengan barang fisik.
Penyesuaian stok penting bagi perusahaan untuk menjaga akurasi catatan persediaan stok barang agar sesuai dengan kondisi fisik di gudang. Melalui koreksi ini, perusahaan dapat meningkatkan kemampuannya dalam memenuhi permintaan konsumen.
Penyebab Stock Adjustment
Stock adjustment sering dilakukan ketika terjadi salah satu atau lebih kendala atau permasalahan dalam gudang berikut:
1. Selisih Stok Barang Kurang
Tingkat jumlah stok fisik pada gudang lebih rendah daripada data jumlah stok di catatan pembukuan. Hal ini umumnya bisa disebabkan oleh beberapa permasalahan seperti kesalahan pencatatan, pencurian, barang rusak, atau barang hilang.
2. Selisih Stok Barang Lebih
Penyebab kedua perlunya perusahaan melakukan stock adjustment yaitu, ketika jumlah stok fisik lebih banyak daripada data stok di catatan pembukuan. Permasalahan ini bisa disebabkan oleh beberapa hal seperti kesalahan dalam pencatatan pengiriman, penerimaan barang yang tidak dicatat, atau penghitungan stok barang fisik yang tidak akurat.
3. Kehilangan atau Kerusakan Stok Barang
Selain membandingkan antara data dengan stok barang fisik dalam gudang, stock adjustment juga bisa terjadi disebabkan oleh stok barang hilang atau rusak. Permasalahan ini dapat terjadi baik akibat faktor internal (proses handling yang tidak tepat) maupun eksternal (faktor alam atau pencurian).
4. Kesalahan Administrasi
Sumber data yang tidak akurat seperti data pencatatan stok barang yang salah, transaksi pengeluaran, penerimaan barang yang tidak tercatat ataupun kesalahan administrasi lainnya membuat perusahaan perlu melakukan stock adjustment.
Proses Stock Adjustment
Berikut langkah-langkah yang umum dilakukan dalam proses penyesuaian stok barang dalam gudang:
1. Identifikasi Penyebab Selisih
Setelah melakukan stock opname, perusahaan harus mengidentifikasi penyebab utama selisih stok. Hal ini dilakukan untuk mengetahui jumlah pasti dari selisih stok barang, dan menyusun langkah atau tindakan untuk mengatasi kendala tersebut.
2. Melakukan Penyesuaian pada Pencatatan
Setelah penyebab selisih ditemukan, perusahaan harus menyesuaikan catatan stok dalam pencatatan. Sebagai contoh, jika ditemukan adanya stok barang hilang atau rusak, maka catatan stok harus dikurangi sesuai dengan jumlah barang yang hilang atau rusak.
3. Pembuatan Laporan
Setiap penyesuaian stok penting untuk didokumentasikan dan disetujui oleh pihak yang berwenang, seperti manajer gudang. Laporan ini berfungsi untuk menjaga akuntabilitas dan menghindari kesalahan berulang.
4. Evaluasi dan Monitoring
Setelah penyesuaian stok barang dilakukan, perusahaan perlu memantau kinerja gudang secara rutin untuk mengurangi risiko terjadinya selisih di masa depan. Agar proses pemantauan dan stock adjustment menjadi lebih tepat, perusahaan juga bisa menerapkan teknologi pada gudang, yaitu aplikasi stock opname.
Hambatan pada Proses Stock Adjustment
1. Kesalahan Data
Proses penyesuaian stok tidak dilakukan secara tepat, dapat mengakibatkan kesalahan pada laporan keuangan dan juga data jumlah stok barang pada gudang. Hal ini berakibat fatal karena perusahaan menjadi tidak dapat memenuhi pesanan yang ada.
2. Perencanaan yang Tidak Akurat
Kesalahan dalam catatan stok dapat memengaruhi perencanaan produksi, pembelian, dan pengiriman barang, sehingga perusahaan mungkin menghadapi kekurangan stok barang, kerusakan stok barang, dead stock hingga overstocking.
3. Biaya Tak Terduga
Jumlah stok barang yang tidak akurat dapat memunculkan biaya tambahan untuk mengidentifikasi selisih jumlah stok barang yang ada atau untuk memproduksi/membeli stok barang tambahan untuk menutup stok yang hilang.
Optimalisasi Stock Adjustment dengan Aplikasi Stock Opname
Salah satu langkah yang sudah banyak diterapkan oleh perusahaan untuk dapat mengelola gudang dengan baik dan menjalankan proses stock adjustment secara optimal yaitu dengan penerapan aplikasi stock opname. Teknologi ini dapat membantu perusahaan mengoptimalkan proses penyesuaian stok dengan cara berikut:
1. Pencatatan Real-Time
Aplikasi stock opname yang terintegrasi memungkinkan pencatatan real-time setiap perusahaan mendapat transaksi penerimaan, pengeluaran, atau penyesuaian stok barang. Sistem ini juga dapat memberikan pemberitahuan jika terjadi selisih jumlah stok barang dalam gudang.
2. Kemudahan dalam Penghitungan Stok Barang Fisik
Aplikasi stock opname dapat diintegrasikan dengan perangkat teknologi lain seperti RFID scanning, yang memungkinkan staff gudang untuk memantau stok barang dan mencatat jumlah stok fisik dengan lebih cepat dan akurat.
3. Pembaruan Data dan Operasional Gudang Otomatis
Aplikasi stock opname dilengkapi kemampuan untuk dapat mencatat setiap perubahan atau penyesuaian yang dilakukan pada stok secara real-time. Selain mempermudah proses stock adjustment, sistem ini juga dapat mengotomatisasi proses operasional gudang yang lain, seperti pada proses inbound, outbound hingga stock opname rutin.
4. Analisis Data Stok
Aplikasi stock opname juga memungkinkan perusahaan untuk menyusun analisis tren stok barang berdasarkan penyesuaian yang terjadi dan riwayat data transaksi. Dengan demikian, perusahaan dapat mengidentifikasi pola atau masalah berulang, seperti kategori barang yang sering hilang atau rusak, dan mengambil tindakan preventif.
5. Integrasi dengan Sistem Lain
Aplikasi stock opname memilki fitur integrasi yang dapat dihubungkan dengan sistem bisnis lain seperti ERP atau sistem POS. hal ini akan mempermudah pemantauan dan pencatatan data karena seluruh data tercatat secara terpusat. Sehingga perusahaan dapat mempercepat dan meningkatkan akurasi dari proses stock adjustment.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Aplikasi Stock Opname, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, seperti mengoptimalkan proses stock adjustment melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari Aplikasi Stock Opname Prieds dapat membantu perusahaan untuk menjalankan manajemen gudang dengan lebih optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait stock adjustment yang optimal dengan aplikasi stock opname melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments