Dalam manajemen gudang, proses pemenuhan pesanan tidak hanya berfokus pada stok barang yang tersedia kemudian dipersiapkan untuk pengiriman. Tetapi, dalam tahap pemenuhan pesanan juga terdapat pencatatan stok barang serta administrasi berupa dokumen yang umumnya disertakan saat stok barang dikirimkan. Dokumen ini umumnya dikenal dengan packing slip.
Agar pengelolaan stok barang dan packing slip berjalan dengan optimal dan akurat, perusahaan perlu meminimalisir proses operasional yang masih dilakukan secara manual. Penerapan sistem dan teknologi, seperti software gudang dapat membantu perusahaan meningkatkan kemampuan pemenuhan pesanan, serta ngelelola packing slip dengan lebih akurat.
Apa itu Packing Slip?
Packing Slip merupakan sebuah dokumen yang perlu dipersiapkan saat stok barang akan dikirimkan barang untuk memenuhi pesanan. Umumnya packing slip memberikan informasi lengkap mengenai isi pengiriman tersebut.
Packing slip, atau juga bisa disebut sebagai "packing list" disertakan di dalam paket yang dikirim untuk membantu pihak penerima memverifikasi bahwa mereka menerima seluruh jenis barang yang dipesan. Sehingga, jika terdapat beberapa item yang tidak sesuai, akan dapat dikembalikan kepada perusahaan.
Isi dan Cara Membuat Packing Slip
Umumnya, perusahaan memiliki format tertentu untuk menyusun packing slip, dan cara pembuatannya. Biasanya dokumen ini dibuat ketika produk sedang dalam proses pengemasan dan kemudian akan disatukan sebagai lampiran dari produk atau stok barang yang akan dikirim.
Packing slip dibuat sebagai acuan untuk mengetahui detail informasi mengenai pesanan produk hingga pengiriman. Berikut beberapa informasi yang umumnya tercantum dalam packing slip :
Nama dan Alamat Pengirim
Nama dan Alamat Penerima stok barang.
Nomor Pesanan atau Order Number yang menjadi referensi terkait dengan pesanan.
Deskripsi Produk Umumnya memuat informasi terkait nama produk, jumlah produk yang dipesan, deskripsi singkat, dan kode produk.
Dimensi produk, seperti ukuran dan berat
Instruksi atau catatan tambahan mengenai penanganan khusus terkait stok barang yang dipesan.
Nomor Pelacakan (Tracking Number)
Tanggal Pengiriman
Nomor Faktur (Invoice Number) yang terkait dengan transaksi, meskipun packing slip biasanya tidak mencakup rincian harga.
Fungsi Packing Slip
Penyusunan packing slip memiliki beberapa fungsi penting bagi perusahaan dan konsumen. Hal ini dikarenakan pada dokumen packing slip memuat beberapa informasi penting terkait pesanan. Setidaknya terdapat 4 fungsi utama dari packing slip, yaitu :
Penerima menggunakan packing slip sebagai acuan untuk melakukan verifikasi pesanan dan memastikan bahwa semua stok barang yang tercantum dalam dokumen tersebut ada dalam paket.
Packing slip memfasilitasi proses pengecekan barang di berbagai titik dalam rantai pasokan, seperti di gudang, pusat distribusi, dan saat pengiriman akhir, yang memudahkan pihak shipper melakukan pengiriman dengan efisien dan tepat.
Jika terjadi kesalahan dan perlu melakukan pengembalian barang, packing slip umumnya digunakan sebagai referensi untuk mengidentifikasi barang yang terkait dengan retur.
Transparansi Informasi bagi semua pihak yang terlibat dalam pengiriman barang agar dapat memastikan informasi yang diterima sama.
Proses dalam Packing Slip
Packing slip merupakan dokumen pelengkap dari stok barang yang akan dikirim untuk memenuhi pesanan. Berikut alur proses packing slip sebagai dokumen pelengkap saat pengiriman stok barang :
Ketika pesanan diterima oleh perusahaan, informasi detail dari pesanan akan masuk dalam sistem manajemen gudang untuk diproses.
Setiap stok barang yang dicantumkan pada pesanan akan diambil dari area penyimpanan dalam gudang, yang kemudian akan dikemas sesuai dengan pesanan.
Pembuatan Packing Slip juga dilakukan saat produk selesai dikemas. Umumnya, perusahaan akan menggunakan software gudang (WMS) untuk dapat membuat dokumen ini secara otomatis sesuai dengan pesanan.
Kemudian produk beserta packing slip akan dikirim kepada konsumen atau pengguna akhir.
Kelola Packing Slip dengan Akurat melalui Penerapan Software Gudang Prieds
Melalui penerapan software gudang, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam manajemen gudang, seperti pengelolaan dan penyusunan dokumen packing slip. Software ini dapat mengotomatisasi proses manajemen gudang, yang akan berdampak bagi kepuasan konsumen dengan pemrosesan pesanan yang lebih cepat dan tepat.
Sebagai salah satu perusahaan yang menyediakan Software Gudang, Prieds menawarkan teknologi yang dapat dikonfigurasi sesuai kebutuhan perusahaan, seperti pembuatan packing slip otomatis melalui integrasi antara hardware dengan software. Beragam fitur dari Software Gudang Prieds dapat membantu perusahaan untuk mengelola gudang dengan lebih optimal.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait pengelolaan dan penyusunan packing slip dengan software gudang melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
תגובות