Salah satu tujuan perusahaan menjalankan pengelolaan stok gudang yaitu untuk dapat memenuhi pesanan dari konsumen. Maka dari itu, perusahaan tidak hanya berfokus pada operasional gudang, tetapi penting juga untuk menjalankan manajemen pesanan atau order management.
Definisi Order Management
Order management merupakan sebuah proses mengelola pesanan yang dibuat oleh konsumen, pemrosesan, pengambilan stok barang (picking), pengemasan (packing), hingga pengiriman kepada konsumen. Dalam pengelolaan stok gudang, order management dilakukan dengan tujuan untuk memastikan pesanan dapat dipenuhi dengan akurat, cepat, dan efisien, dengan memperhatikan dan menjaga ketersediaan stok barang dalam gudang.
Alur Order Management
Pesanan yang diterima perusahaan tidak langsung terpenuhi secara tiba-tiba. Terdapat alur dalam order management agar pesanan dapat dipenuhi dengan cepat dan tepat. Berikut tahap dari order management yang umum digunakan:
1. Proses Penerimaan Pesanan
Proses order management dimulai ketika konsumen melakukan pemesanan terhadap sebuah produk. Pesanan yang diterima perusahaan akan dicatat secara manual ataupun melalui sistem seperti WMS, kemudian staf gudang akan mengumpulkan informasi dari pesanan, seperti jenis stok barang, kuantitas, dan alamat pengiriman.
2. Pemrosesan Pesanan
Setelah pesanan diterima, selanjutnya perusahaan perlu memastikan ketersediaan stok barang. Dengan menggunakan sistem seperti WMS, proses ini dapat dilakukan secara otomatis. Jika stok barang yang dipesan tersedia, pesanan diteruskan ke pengelola gudang untuk dilakukan pengambilan (picking). Jika stok habis, maka perusahaan perlu memberikan pemberitahuan kepada konsumen.
3. Pengalokasian Stok Barang
Di tahap ini, stok barang dalam gudang akan dialokasikan sesuai dengan pesanan yang sudah diterima. Jika proses pengelolaan stok barang dilakukan secara manual, staf gudang akan melakukan pencarian stok barang terlebih dahulu sebelum proses picking. Namun, dengan menerapkan sistem WMS staf gudang dapat dengan mudah menemukan lokasi penyimpanan stok barang berdasarkan layouting gudang untuk kemudian dilakukan proses picking dengan efisien.
4. Picking Stok Barang
Picking merupakan salah satu tahap dalam manajemen gudang yang dilakukan dengan pengambilan stok barang yang dipesan dari lokasi penyimpanan dalam gudang. Untuk dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses picking, penerapan WMS umumnya diintegrasikan dengan perangkat barcode atau RFID untuk memastikan ketersediaan stok barang, lokasi dan jumlah yang diambil sesuai dengan pesanan.
5. Pengemasan Produk
Setelah stok barang diambil kemudian staf gudang akan melakukan pengemasan. Produk harus dikemas dengan benar agar kualitas produk tetap terjaga hingga diterima konsumen. Selain memastikan keamanan saat mengemas, staf gudang juga perlu untuk mencocokkan kembali barang dengan pesanan dan menyiapkan packing slip sebagai lampiran dokumen yang memuat informasi terkait pesanan, produk dan tujuan pengiriman.
6. Shipping (Pengiriman)
Setelah melewati proses pengemasan, pesanan kemudian siap dikirim ke konsumen. Proses pelacakan pesanan hingga sampai ke alamat tujuan juga termasuk dalam Order management yang dilakukan melalui sistem WMS. Dengan memberikan visibilitas terhadap proses pesanan, perusahaan dapat meningkatkan kepuasan konsumen sekaligus memantau kinerja pengelolaan pesanan secara keseluruhan.
Optimalisasi Order Management dengan Penggunaan WMS
Seperti yang telah disebutkan secara singkat diatas, order management dapat dikelola melalui penggunaan WMS. tujuannya agar perusahaan dapat dengan mudah untuk mengoptimalkan kemampuan saat memenuhi pesanan dari konsumen. Berikut cara mengoptimalkan order management melalui WMS:
1.Otomatisasi Proses
Memanfaatkan sistem gudang, seperti WMS Prieds, untuk mengelola pesanan secara otomatis, mulai dari proses pemesanan diterima, picking, packing, hingga shipping. Proses order management yang otomatis dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pemenuhan pesanan sehingga perusahaan dapat meminimalisir waktu dan risiko kesalahan.
2. Integrasi dengan Platform Lain
WMS dapat diintegrasikan dengan berbagai sistem bisnis lain seperti ERP, CRM, dan Supply Chain Management Software memungkinkan proses pemenuhan pesanan yang lebih lancar dan meningkatkan visibilitas perusahaan terhadap alur stok barang dari awal hingga akhir.
3. Teknologi Barcode dan RFID
Untuk mempermudah pelacakan dan memastikan ketersediaan stok barang, perusahaan dapat menggunakan WMS yang dihubungkan dengan perangkat seperti barcode atau RFID dari Prieds. Integrasi antara software dan hardware ini akan membantu staf gudang untuk memastikan akurasi saat proses pengelolaan stok barang, serta meningkatkan efisiensi alur pesanan.
4. Rute Picking lebih Optimal
Pemberian label terhadap stok barang dan juga menandai layout gudang beserta area penyimpanan dalam sistem WMS akan mempermudah staf gudang untuk memilih rute pengambilan stok barang yang optimal. Melalui sistem ini, setiap pesanan yang masuk akan dirinci dan jenis stok barang yang dipesan akan muncul letak penyimpanan secara akurat, sehingga staf gudang tidak perlu mencari stok satu persatu, mengurangi waktu pengambilan dan meningkatkan produktivitas.
5. Pembaruan Data Inventory secara Real-Time
WMS memungkinkan pembaruan data stok barang secara real-time setelah pesanan diproses. Selain itu, data inventory juga akan terupdate melalui proses stock opname otomatis, sehingga ketersediaan stok barang selalu akurat dan up-to-date. Hal ini akan membantu perusahaan untuk melakukan pengadaan stok barang ketika jumlahnya sudah menipis, dan menjaga kemampuan perusahaan untuk dapat memenuhi pesanan.
6. Penjadwalan Pengiriman yang Efisien
Agar pesanan dapat terkirim tepat waktu, penerapan WMS dalam order management dapat mengoptimalkan jadwal pengiriman dengan memilih metode pengiriman yang paling efisien dan terjangkau berdasarkan lokasi konsumen.
Manfaat WMS dalam Proses Order Management
Penggunaan WMS, seperti WMS Prieds memiliki banyak manfaat dalam proses order management. Berikut manfaatnya:
1. Akurasi Pesanan
Melalui penerapan WMS Prieds, pesanan yang masuk secara otomatis akan dicocokkan dengan data jumlah stok barang yang tersedia dalam gudang. Hal ini untuk mempersingkat waktu pengecekan dan memastikan bahwa stok barang yang dipesan tersedia.
2. Peningkatan Efisiensi Operasional
WMS mampu meng-otomatisasi alur order management, mulai dari pemrosesan hingga pemenuhan. Peningkatan efisiensi operasional ini akan meminimalisir waktu pemrosesan pesanan sekaligus meningkatkan produktivitas.
3. Pemantauan Pesanan Real-Time
Informasi pelacakan pesanan secara real-time dapat diakses melalui WMS, dan dibagikan kepada konsumen. Sehingga baik perusahaan maupun konsumen dapat mengakses seluruh status pemrosesan pesanan hingga pengiriman.
4. Optimalisasi Stok Barang
Order management yang terintegrasi dengan WMS membantu verifikasi pesanan dengan jumlah stok barang yang tersedia dalam gudang. Selain itu, adanya pengelolaan pesanan juga mendorong perusahaan untuk menjaga keseimbangan persediaan, menghindari kekurangan atau kelebihan stok barang dalam gudang.
5. Meminimalisir Risiko Kesalahan
Dengan otomatisasi order management melalui WMS, perusahaan dapat meminimalisir risiko kesalahan akibat pengelolaan yang dilakukan secara manual, seperti salah kirim atau salah saat menghitung stok barang, maupun terjadi selisih dalam jumlah stok yang membuat perusahaan gagal dalam memenuhi pesanan. Dengan WMS, seluruh proses manual akan diotomatisasi, sehingga operasional gudang menjadi lebih akurat dan efisien.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait optimalisasi order management dengan penerapan WMS Prieds melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Comments