Kartu Stok: Definisi, Manfaat, Kekurangan, Contoh dan Optimalisasinya

Kartu stok merupakan komponen penting dalam pengelolaan gudang, yang dapat memberikan perusahaan visibilitas dan monitoring terhadap seluruh pergergerakan persediaannya. Namun, proses pencatatan dengan kartu stok umumnya dilakukan secara manual, yang mana rentan terhadap kesalahan.

Dengan hadirnya teknologi seperti WMS, perusahaan dapat mengurangi proses pencatatan kartu stok manual. Sistem ini mampu mencatat seluruh informasi stok dengan lengkap, efisien dan akurat. Sehingga perusahaan dapat memonitor seluruh persediaan secara real-time.

Definisi Kartu Stok

Kartu stok adalah dokumen atau catatan yang digunakan untuk memantau keluar masuknya barang di gudang atau tempat penyimpanan. Kartu ini membantu dalam pengelolaan persediaan dengan mencatat jumlah barang yang masuk, keluar, dan sisa stok yang tersedia.

Fungsi Kartu Stok dalam Manajemen Gudang

Kartu Stok memiliki beberapa fungsi penting dalam proses manajemen gudang, diantaranya yaitu:

1. Memonitor Pergerakan Stok

Kartu stok berperan penting dalam memastikan bahwa stok barang selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan operasional. Dengan pencatatan yang baik, perusahaan dapat menghindari kekurangan atau kelebihan stok yang berpotensi mengganggu jalannya bisnis.

2. Membantu Proses Pengambilan Keputusan

Data yang tercatat dalam kartu stok sangat berguna untuk menentukan kapan harus melakukan pemesanan ulang barang (reorder). Selain itu, pencatatan yang sistematis juga mempermudah perhitungan stok akhir saat melakukan audit, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan yang lebih tepat terkait persediaan barang.

3. Mencegah Kecurangan dan Kesalahan

Dengan adanya kartu stok, pencatatan keluar masuk barang menjadi lebih akurat, sehingga dapat mengurangi risiko kehilangan barang akibat kecurangan atau kesalahan administrasi. Hal ini membantu perusahaan menjaga transparansi dan keandalan dalam manajemen persediaan.

4. Mempermudah Penyusunan Laporan Keuangan

Kartu stok juga berperan dalam penyusunan laporan keuangan, terutama dalam pencatatan nilai persediaan barang. Data yang tersimpan dapat digunakan sebagai acuan dalam perhitungan aset perusahaan, sehingga laporan keuangan menjadi lebih akurat dan terpercaya.

Isi Penting dalam Kartu Stok

Secara umum, kartu stok memuat beberapa isi berupa informasi penting, seperti:

1. Nomor Dokumen: Referensi ke dokumen terkait seperti faktur atau nota pengiriman.

2. Tanggal: Waktu transaksi pencatatan barang.

3. Keterangan: Penjelasan singkat tentang transaksi, misalnya pembelian, penjualan, atau pemindahan barang.

4. Barang Masuk: Jumlah barang yang diterima ke dalam gudang.

5. Barang Keluar: Jumlah barang yang dikeluarkan dari gudang.

6. Sisa Stok: Jumlah barang yang tersisa setelah transaksi.

7. Harga Stok: Harga per unit barang.

8. Total Nilai Stok: Perhitungan nilai total stok berdasarkan harga satuan.

Contoh Kartu Stok

Berdasarkan contoh sederhana dari kartu stok barang di atas, terdapat beberapa informasi yang harus tercantum, seperti tanggal, keterangan, nomor dokumen, jumlah barang masuk dan keluar, sisa stok, dan harga stok.

Dalam proses penyusunan dan pengisian kartu stok, staf gudang harus menghitung dengan teliti, terutama pada nomor dokumen dan jumlah barang yang masuk ataupun keluar. Dengan menggunakan kartu stok, perusahaan dapat memonitor pergerakan stok beserta biaya terkait secara detail.

Jenis Kartu Stok

Dalam penerapannya, terdapat 2 jenis kartu stok yang digunakan dalam manajemen gudang, yaitu:

1. Kartu Stok Manual

Kartu stok manual adalah jenis pencatatan yang dilakukan secara fisik dalam buku atau lembaran kartu. Metode ini umumnya digunakan oleh bisnis kecil yang belum beralih ke sistem digital. Meskipun sederhana, kartu stok manual tetap efektif dalam membantu pengelolaan persediaan, terutama bagi usaha dengan volume stok yang tidak terlalu besar.

2. Kartu Stok Digital

Kartu stok digital dicatat dalam sistem menggunakan perangkat lunak seperti Excel ataupun ERP (Enterprise Resource Planning) untuk manajemen gudang, yang lebih umum dikenal sebagai WMS (Warehouse Management System). Sistem ini memungkinkan pencatatan yang lebih efisien, mempermudah otomatisasi, serta memungkinkan pemantauan stok secara real-time. Dengan kartu stok digital, risiko kesalahan pencatatan dapat diminimalkan, sehingga manajemen persediaan menjadi lebih akurat dan transparan.

Gunakan Kartu Stok Digital Melalui WMS Prieds untuk Pengelolaan Stok yang Akurat!

Kartu stok merupakan komponen penting dalam proses pengelolaan gudang, yang berguna untuk memastikan keakuratan data persediaan. pengisian kartu stok yang akurat dan baik dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan operasional gudang, mencegah kerugian, dan meningkatkan monitoring persediaan.

Namun, dalam penerapannya, kartu stok merupakan proses yang dilakukan secara manual, dan rentan terhadap kesalahan. Untuk itu, penerapan teknologi WMS dibutuhkan untuk dapat mencatat informasi yang tertera pada kartu stok secara digital. Tujuannya agar perusahaan dapat meningkatkan akurasi dan efisiensi pengelolaan stok.

Sebagai salah satu perusahaan penyedia teknologi WMS, Prieds menghadirkan sebuah sistem yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan pengelolaan gudang. Melalui penerapan software ini, perusahaan dapat meningkatkan akurasi penerapan kartu stok, sehingga proses pengecekan dan pencocokan data persediaan dalam gudang menjadi lebih tepat.

WMS Prieds juga dibekali berbagai fitur dan fleksibilitas agar perusahaan dapat mengkonfigurasi sistem sesuai kebutuhan operasional. Selain itu sistem ini juga memiliki fitur integrasi dengan sistem ataupun perangkat lain seperti Barcode ataupun RFID, sehingga perusahaan dapat meningkatkan akurasi dan kecepatan saat pencatatan kartu stok.

Pelajari lebih lanjut terkait penerapan kartu stok digital yang optimal dengan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan sistem yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.