Agar perusahaan mengetahui jumlah stok yang tersimpan dalam gudang, diperlukan perhitungan persediaan yang dilakukan secara berkala. Hal ini bertujuan agar perusahaan mendapatkan data secara real-time. Namun, untuk melakukan perhitungan stok, umumnya proses manajemen gudang perlu dihentikan sementara, sehingga tidak ada stok yang terlewat saat melakukan perhitungan.
Metode cycle count dapat menjadi solusi bagi perusahaan untuk melakukan perhitungan stok barang tanpa perlu menghentikan aktivitas manajemen gudang. Dengan begitu, perusahaan akan dapat mengelola stok dengan efisien serta mendapatkan data real-time dari inventory yang dimiliki.
Apa itu Cycle Count?
Cycle Count adalah metode penghitungan persediaan (inventory) secara berkala di gudang tanpa harus menghentikan seluruh operasi gudang. Metode ini merupakan bagian dari pengelolaan persediaan untuk memastikan bahwa data persediaan fisik sesuai dengan catatan yang ada dalam sistem.
Cycle count sering digunakan sebagai alternatif atau pelengkap dari penghitungan persediaan tahunan (stocktaking atau stock audit) yang memerlukan penghentian operasi selama penghitungan berlangsung.
Tujuan Cycle Count dalam Pengelolaan Gudang
1. Kesesuaian Jumlah Stok
Penerapan cycle count bertujuan untuk memastikan bahwa jumlah stok barang yang tercatat sesuai dengan jumlah stok barang fisik di gudang.
2. Meminimalisir Kesalahan
Metode cycle count juga membantu perusahaan untuk mengidentifikasi dan memperbaiki kesalahan pencatatan, seperti kehilangan barang, kerusakan, atau salah input.
3. Meningkatkan Efisiensi Operasional
Karena perhitungan melalui cycle count dapat dilakukan tanpa menghentikan aktivitas manajemen gudang, perusahaan dapat meminimalkan gangguan operasional yang umum terjadi saat stock audit berkala.
4. Kebijakan Berbasis Data
Data yang dihasilkan dari pencatatan stok dengan metode cycle count lebih akurat. Sehingga perusahaan dapat menggunakan data tersebut untuk menyusun perencanaan pembelian, produksi, maupun distribusi.
Proses Cycle Count dalam Pengelolaan Gudang
Berikut beberapa tahap yang umum diterapkan pada proses cycle count dalam manajemen gudang:
1. Pembagian Barang ke dalam Kategori
Stok barang yang tersimpan dalam gudang perlu dikategorikan berdasarkan skala prioritas atau karakteristik tertentu, seperti nilai barang, tingkat rotasi stok, maupun dari lokasi.
Salah satu metode populer untuk mengkategorikan stok yaitu dengan metode ABC, dimana:
Stok Barang Kategori A: Barang dengan nilai tinggi dan rotasi cepat.
Stok Barang Kategori B: Barang dengan nilai sedang.
Stok Barang Kategori C: Barang dengan nilai rendah atau rotasi lambat.
2. Penjadwalan Penghitungan
Ketika perusahaan telah memiliki kategori stok barang, kemudian akan dilakukan penjadwalan untuk cycle count. Umumnya rutinitas jadwal perhitungan disesuaikan dengan kategori stoknya, seperti:
Stok Barang Kategori A biasanya dihitung lebih sering (misalnya, mingguan atau bulanan).
Stok Barang Kategori B dihitung lebih jarang (misalnya, triwulan).
Stok Barang Kategori C dihitung paling jarang (misalnya, setahun sekali).
3. Pelaksanaan Penghitungan
Setelah jadwal tersedia, penghitungan stok akan dilakukan oleh staf gudang sesuai jadwal. Perhitungan tidak dilakukan pada semua barang sekaligus, namun hanya sebagian barang di area tertentu atau dalam kategori tertentu yang dihitung dalam satu waktu.
4. Pencocokan Data
Hasil penghitungan fisik kemudian akan dibandingkan dengan catatan gudang. Dalam hal ini agar data yang diperoleh lebih akurat, perusahaan dapat menggunakan sistem manajemen gudang (WMS).
Jika ditemukan adanya perbedaan, perusahaan akan melakukan investigasi untuk menemukan penyebab terjadinya selisih jumlah (misalnya, pencurian, kerusakan, atau kesalahan pencatatan), kemudian menyusun langkah untuk mengatasi kendala tersebut.
5. Pembaruan Data
Setelah hasil penghitungan stok diverifikasi dan sesuai, data pada catatan gudang akan diperbarui agar mencerminkan jumlah stok barang fisik yang tersimpan.
Tantangan Cycle Count
1. Membutuhkan Perencanaan yang Baik
Memerlukan perencanaan dan penjadwalan perhitungan stok yang terorganisir, untuk memastikan seluruh barang dihitung dalam interval yang tepat.
2. Proses Perhitungan Manual
Penghitungan stok barang yang dilakukan secara manual dapat menghasilkan berbagai kesalahan, seperti data tidak akurat, kesalahan dalam menghitung hingga perhitungan yang tidak dilakukan secara berkala.
3. Pengelolaan Gudang yang Tidak Optimal
Manajemen gudang yang tidak dilakukan dengan baik akan menghambat proses cycle count. Hal ini juga akan mempengaruhi hasil perhitungan menjadi tidak akurat karena ada kesalahan saat pencatatan stok barang, ataupun penanganan stok yang tidak optimal.
Optimalisasi Cycle Count dengan RFID
Penerapan teknologi seperti RFID dan Sistem Pengelolaan Gudang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan proses cycle count. Berikut beberapa cara RFID dapat meningkatkan akurasi data cycle count:
1. Pengenalan Barang Secara Otomatis
RFID memungkinkan identifikasi stok barang secara otomatis melalui tag RFID yang terpasang pada barang atau kemasannya. Melalui RFID reader, staf dapat memindai banyak tag sekaligus, mempercepat proses penghitungan dibandingkan metode manual seperti barcode.
2. Meningkatkan Akurasi Data
Penerapan RFID yang terhubung dengan sistem pengelolaan gudang (WMS) mampu mengurangi kesalahan akibat proses manual dalam penghitungan atau pencatatan. Hal ini dikarenakan data yang diperoleh langsung tersimpan pada WMS, mengurangi risiko kesalahan input.
3. Mempercepat Proses Penghitungan
RFID memungkinkan penghitungan stok barang tanpa harus memindahkan atau menyentuh barang secara fisik. Perangkat RFID Reader mampu mendeteksi tag RFID dari jarak tertentu, bahkan jika barang disimpan dalam kotak atau di rak.
4. Monitoring Stok Secara Real-Time
Sistem RFID dapat memberikan pembaruan stok secara real-time. Hal ini dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk proses cycle count, tanpa mengganggu pengelolaan gudang.
5. Efisiensi Waktu dan Biaya
RFID memungkinkan penghitungan barang dalam jumlah besar, sehingga dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk cycle count. Selain itu, perusahaan dapat menekan biaya tenaga kerja dengan cara mengurangi staf tambahan yang khusus ditugaskan untuk melakukan penghitungan manual.
Gunakan RFID Prieds dan Optimalkan proses Cycle Count dalam Pengelolaan Gudang
Perhitungan stok dengan metode cycle count dapat diterapkan dengan teknologi seperti RFID System yang terhubung dengan WMS. teknologi ini memiliki berbagai manfaat bagi proses pengelolaan gudang perusahaan, mulai dari mengoptimalkan operasional, akurasi data dan analisis, hingga mempermudah perhitungan stok.
Prieds juga menawarkan WMS untuk meningkatkan visibilitas terhadap manajemen gudang secara real-time, pencatatan dan pengelolaan data stok barang yang akurat, melalui integrasi dengan RFID. Hal ini membuat perusahaan lebih mudah mengawasi seluruh proses pengelolaan gudang.
Anda dapat mempelajari lebih lanjut terkait penerapan cycle count yang optimal dengan penerapan Sistem RFID dan WMS melalui konsultasi dengan tim ahli. Dapatkan Software yang dilengkapi dengan fitur lengkap, keamanan terbaik dan kemudahan penggunan yang sesuai dengan kebutuhan pada perusahaan dengan Prieds.
Σχόλια